Como reduzir um PDF para 1 MB

Comprima o documento e, se ainda não couber, reduza o número de páginas ou a resolução do que foi digitalizado. Um documento de texto chega a 1 MB com folga. Um documento digitalizado colorido de muitas páginas pode simplesmente não caber sem virar ilegível — e nesse caso o caminho é digitalizar de novo em preto e branco.

O pedido costuma vir de um formulário: "anexe o comprovante em PDF, máximo 1 MB". E o seu arquivo tem 7 MB.

Passo a passo

1. Comprima primeiro, sem mexer em mais nada — Muita gente começa refazendo a digitalização. Tente a compressão antes: em documento digitalizado, é comum cair de 7 MB para algo entre 1 MB e 2 MB de uma vez.
2. Confira o resultado antes de aceitar — Abra o arquivo e leia. O que precisa continuar legível é o essencial: número do documento, assinatura, carimbo, data. Se isso borrou, o arquivo não serve, por menor que esteja.
3. Se ainda não coube, corte o que não é exigido — Formulários pedem uma página específica com frequência, e as pessoas enviam o documento inteiro. Extrair só as páginas necessárias resolve mais do que qualquer compressão.
4. Último recurso: digitalize de novo — Na hora de escanear, escolha preto e branco (ou escala de cinza) e 200 dpi. Um documento digitalizado em cores a 600 dpi pode ser dez vezes maior que o mesmo documento a 200 dpi em cinza, com legibilidade idêntica no papel.

Quanto dá para reduzir, na prática

Documento digitalizado é onde a compressão brilha: reduções de 60% a 90% são comuns, porque a resolução original quase sempre está muito acima do necessário para leitura.

Documento nascido digital — um contrato feito no Word e exportado para PDF, um boleto, uma nota fiscal — já é pequeno e já está otimizado. Comprimir vai tirar talvez 10%. Se um PDF de texto tem 5 MB, quase certamente há uma imagem grande escondida nele, como um logotipo em alta resolução no cabeçalho de todas as páginas.

Quando 1 MB é impossível

Existe um piso. Um documento de 40 páginas digitalizadas em cores não chega a 1 MB mantendo o texto legível, e nenhuma ferramenta muda essa física. Se você espremer até caber, vai entregar um arquivo que o avaliador não consegue ler — o que costuma ser pior do que entregar fora do formato.

Nesse caso, verifique se o sistema aceita mais de um anexo. Dividir em duas ou três partes dentro do limite é aceito com frequência, e preserva a legibilidade.

O que não funciona

Renomear o arquivo, mudar a extensão ou colocar num ZIP não reduz nada relevante: PDF já é um formato comprimido, e o ZIP costuma economizar pouquíssimo. Além disso, formulários que pedem PDF geralmente recusam ZIP.

Imprimir em PDF a partir do visualizador também não é confiável — dependendo do programa, isso pode até aumentar o arquivo, porque transforma a página inteira em imagem.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre comprimir e diminuir a resolução?

Comprimir é o processo; reduzir resolução é o principal recurso que ele usa. Ao comprimir, as imagens dentro do PDF são reamostradas para uma resolução menor e recodificadas. O texto de verdade não é afetado.

Preciso de 2 MB em vez de 1 MB. Muda alguma coisa?

Muda bastante, e para melhor. O salto de dificuldade entre 2 MB e 1 MB é grande em documento digitalizado. Se o limite for 2 MB, o nível intermediário de compressão costuma resolver sem perda perceptível.

Comprimir várias vezes reduz mais?

Não de forma útil. A segunda passada ganha pouco e degrada a imagem de novo, porque recomprime o que já estava comprimido. Melhor ajustar o nível de uma vez do que repetir a operação.